Организация мероприятия и кейтеринг обслуживания в отеле
Заказ на проведение кейтеринга, например, банкета, оформляется на каждое мероприятие отдельно и содержит основную информацию о том, что и когда должно происходить, т.е. памятку и для клиентов, и для обслуживающего персонала.
Заказ проведения мероприятия составляется на основании переписки с клиентом, а также во время личных встреч, на которых обсуждаются детали. Также с заказчиком обсуждают основные требования по оформлению помещений, временные характеристики проводимого мероприятия и дополнительные особенности, касающиеся прибытия на мероприятие VIP персон. Здесь же обговариваются все основные пункты мероприятия: организация встречи гостей, время работы бара, прохладительные напитки и услуги, оплата в баре (наличные или кредитные карточки), время подачи еды, меню, карта вин и другие особенности обслуживания. Все эти детали клиент должен подтвердить менеджеру или руководителю отдела. Обычно клиенту высылаются две копии заказа, одна из которых остается у клиента, другую, подписанную, он возвращает устроителям банкета.
В прилагаемом к заказу письме клиента благодарят за выбор именно этого отеля и отмечают важность для отеля иметь такого клиента. В письме также сообщается максимальное количество гостей, которое отель гарантирует обслужить. Количество гостей уточняется примерно за неделю до события. Таким образом снижается вероятность нежелательных случаев, когда, например, отель готовится принять 350 человек, а приезжают только 200. Да и клиент не хотел бы оплачивать услуги для 150 человек, которые не появились. Поэтому для обеих сторон предварительное согласование важно и полезно. При крупных мероприятиях контракт предусматривает, что клиент обязан своевременно уведомить гостиницу об изменениях численности приглашенных с точностью до 10 (иногда 20) человек.
Опытные руководители гарантируют отсутствие неприятных сюрпризов
Многочисленные звонки по телефону позволяют уточнить детали и проверить, как продвигается дело. Самая большая ошибка руководителя — принять указанное клиентом количество гостей без многократных уточнений. Руководитель должен выступить для клиента в роли консультанта, помогая ему уточнять последние данные, так как в зависимости от характера мероприятия в конечном счете «утряска» может достичь 50%. Некоторые отели взяли за правило накидывать по 3—5% к предполагаемому или гарантированному количеству гостей. Хорошо еще, что практически не бывает мероприятий без предыдущей истории. Конечно же, всякая фирма когда-то заказывала кому-то организацию аналогичного мероприятия — если не в этом же городе, то во всяком случае в этой же стране. В любом случае руководитель кейтеринг службы или его заместитель могут получить весьма полезную информацию от своих коллег о том, как прошло аналогичное событие в прошлый раз. А если на мероприятие требуются воздушные шары с доставкой, на сайте https://mossharik.ru/ специалисты службы кейтеринга смогут получить полную информацию об услугах и ее стоимости.
К ценам на все блюда и напитки добавляются оплата обслуживания и налоги. Уточненные данные по числу участников или распоряжение об отмене мероприятия должны быть сообщены не позднее чем за 72 часа до его начала. Для подтверждения данного соглашения контракт должен быть подписан и возвращен.
Руководитель службы проводит ежедневные или еженедельные совещания со своими заместителями, ответственными за проведение кейтеринг мероприятий. На совещания приглашаются:
- заместители по обслуживанию;
- шеф-повар или шеф-повар по банкетам;
- менеджер по напиткам или менеджер банкетного бара;
- кейтеринг менеджер;
- кейтеринг-координатор;
- менеджер по закупкам;
- заведующий секцией уборки;
- специалисты, работающие с аудиовизуальной техникой.
Цель этих совещаний — избежать проблем и быть уверенным, что все ведущие специалисты знают во всех деталях особенности предстоящего мероприятия, особенно те, которые представляют особый интерес для клиента.